案件発注に至る背景と案件詳細
大手ゲームメーカーのO社はオーナー社長の家族が中心となって経営をしてきましたが、社外の人材の登用により客観的で創造的な知見を得ることが一案としてしばしば話題に上がっていました。
フリーランスコンサルタントの起用がきっかけとなったのは、その担当者しか分からないタスクを抱えていた社員が急病で倒れたことでした。経営規模の拡大とともにオーナー一家から手離れして運営されるプロジェクトが増えてきた中で、担当者不在によりブラックボックス化した案件がスタックしてしまったことから、敢えて完全な外部人材を動員し業務整理に当たらせることで経営構造自体の抜本的な改善に繋がるのではという着想に至ったのでした。
O社がコンサルタントに求めたことは、まず第一に急病で倒れた社員が担当するタスクを、その社員が復職するまでの間に可能な限りスポットで引き継ぐことでした。その上で、今回のなブラックボックス化が起こらないように既存業務を整理したうえで業務手順書をドキュメント化することでした。 WithConsulに対しては、緊急を要する案件のためできるだけスムーズなマッチングとアサインを希望されていました。当サービスでは先方の事情を鑑みつつ、業務手順書の作成の経験がありクライアント企業の情報のキャッチアップスキルの高いコンサルタントを紹介しました。
コンサルタントおよびWithConsulの成果
O社からのオーダーは、直近で解決しなければならない急病で倒れた社員のタスクの引き継ぎ、早めに行うべき業務手順書のドキュメント化と大きく2つに分かれていました。
そこで、まずコンサルタントからはアサイン前の顔合わせの際、担当するタスク自体の整理と優先順位の確認、そしてそれぞれのタスクがいつまでに完了すべきかのすり合わせを行いました。
WithConsulと担当コンサルタントの打ち合わせは不定期で行われましたが、特にプロジェクト稼働初期には密にミーティングの場を設けました。属人化した担当者不在のタスクを整理することは労力と根気の要る作業であり、コンサルタント自身がフランクに悩みや手ごたえを話せる場を設ける必要があると考えたためでした。
プロジェクトは当初は難儀する箇所も見られましたが、急病の社員も無事現場へと復帰し、担当のコンサルタントは当プロジェクトの経験を活かし、他企業の業務手順書作成支援にあたっています。
クライアントからは、「Xさん（担当コンサルタント）には無茶なご依頼をしてしまった部分も多々ありましたが、無事に業務が回るようになり助かりました」と声をいただいております。
